Gestion complète

---

• Tenue des registres de la copropriété;
• Préparer, organiser et assister aux assemblées générales annuelles ainsi qu’aux réunions du conseil d’administration prévues au contrat;
• Produire la documentation requise pour le bon fonctionnement de la copropriété (avis de convocation, ordre du jour, procès-verbal, avis de cotisation etc.);
• Gestion du respect de la déclaration de copropriété par les copropriétaires;
• Gestion du personnel et suivi des contrats auprès des fournisseurs de services;
• Maintenir le dossier des assurances, de quelque nature que ce soit, à jour et pourvoir à leur renouvellement après consultation des administrateurs;
• Assurer le service de correspondance, d’appels téléphoniques et un service de secrétariat ainsi que copier toute correspondance aux administrateurs;
• Lorsque requis et en conformité avec les directives du conseil d’administration, de retenir les services et conseils légaux jugés nécessaires;
• Assurer la gestion et la conservation des archives de l’immeuble et conserver les plans et devis, titres et tout autre document que la loi impose au Syndicat de conserver;
• Maintenir un service d’urgence pendant toute l’année;
• Maintenir à jour l’inscription du Syndicat au registraire des entreprises du Québec (REQ).

• Tenue de la comptabilité du Syndicat selon les principes généralement reconnus;
• Préparation et mises à jour des états financiers du syndicat comprenant entre autres : un bilan, une balance de vérification, un état des revenus et dépenses versus budget, une liste des comptes à recevoir et des comptes payés d'avance, copie des relevés de comptes bancaires;
• Percevoir les cotisations et toutes sommes dues à la copropriété;
• Avec l'appui du conseil, prendre toutes les mesures légales afin de percevoir les frais de condo et autres sommes dues à la copropriété;
• Préparation du budget prévisionnel en collaboration avec les administrateurs;
• Payer et acquitter tous comptes dus par la copropriété conformément à l’approbation et aux modalités fixées par les administrateurs. 

• En collaboration avec le conseil d’administration, assurer le maintien, l’entretien et la réparation des parties communes et des servitudes pour en assurer la conservation, la qualité et le bon fonctionnement;
• Aider le conseil d’administration pour la préparation des appels d’offre et obtenir les soumissions pour tous contrats continus ou périodiques, déterminés par les administrateurs, reliés au service de maintenance, d’entretien et de réparations.
• Négocier et faire rapport au conseil d’administration de tous contrats essentiels à la maintenance, réparation et entretien.
• Suivre le programme d’entretien préparé par un professionnel du bâtiment et s’assurer de tenir à jour l’inventaire des composantes de l’immeuble et des actions prises ou à prendre en vue de leur entretien et de leur remplacement.
• Contrôler et planifier les travaux de maintenance, les contrats d’entretien et de réparation (sauf ceux d’importance nécessitant les services d’un professionnel) et en faire rapport au conseil d’administration.

Voici quelques exemples de services à la carte non-inclus dans la gestion complète d’un syndicat de copropriété :

• Suivi avec le notaire lors de la vente d’une unité privative;
• Préparer, convoquer et assister à toute assemblée générale extraordinaire;
• Préparation pour le Syndicat de dossiers litigieux ou de recouvrement à remettre à l’avocat ou aux huissiers;
• Coordination de travaux majeurs;
• La coordination de la gestion d'un sinistre affectant les parties communes.